本文摘自《概括力：三步學(xué)會(huì)精準(zhǔn)表達(dá)》，作者：[日]山口拓朗，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。

一個(gè)幾小時(shí)的會(huì)議，一本十幾萬(wàn)字的書(shū)，如果不整理關(guān)鍵點(diǎn)，只是從頭到尾敘述給別人聽(tīng)，十有八九會(huì)把對(duì)方搞暈。相比之下，如果你能從龐大的信息量中整理出關(guān)鍵點(diǎn)，并告知對(duì)方，對(duì)方一定會(huì)很開(kāi)心。

前者是概括能力弱的人，后者便是概括能力強(qiáng)的人。

概括力是指抓住關(guān)鍵信息，順應(yīng)場(chǎng)景，簡(jiǎn)潔明了、有邏輯性地進(jìn)行表達(dá)的能力。

概括能力強(qiáng)的人有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是向別人傳達(dá)信息時(shí)，舍棄 90% 的信息。他們確信“只要傳達(dá) 10% 的信息，對(duì)方就會(huì)理解”，所以他們可以果斷地舍棄 90% 的信息。

表達(dá)者的這種自信，會(huì)帶給接收者莫大的安心。

在這個(gè)超信息化的社會(huì)，即便是發(fā)呆的瞬間，突如其來(lái)的信息漩渦也會(huì)把你吞沒(méi)。而“概括力”，就是讓你在復(fù)雜的信息中提煉出重點(diǎn)，避免噪聲和干擾，成為能夠精準(zhǔn)溝通和精準(zhǔn)。

一、概括力的三個(gè)步驟

概括分為三個(gè)步驟：收集信息、整理信息、傳達(dá)信息。它們沒(méi)有優(yōu)劣之分，所有的過(guò)程都很重要。

整個(gè)概括過(guò)程是否順利，體現(xiàn)在最后一步。如果一個(gè)人可以在任何情況下都能很好地將信息傳達(dá)給對(duì)方，最終達(dá)到自己的目的，我們便可以說(shuō)他的概括能力很強(qiáng)。然而，僅靠“傳達(dá)”是不行的，因?yàn)椤皞鬟_(dá)信息”只是整個(gè)概括過(guò)程的一部分。

第一步：收集信息——收集足夠的有效信息

其實(shí)，信息也有很多種，比如：

? 從別人那里聽(tīng)到的話(huà)（包括閑聊）；

? 在會(huì)議和商談中聽(tīng)到的事情；

? 現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)；

? 自己的五感接收到的信息；

? 在研修和研討會(huì)上學(xué)到的東西；

? 文件、公文、數(shù)據(jù)、郵件等信息；

? 報(bào)紙、書(shū)籍、雜志等媒體信息；

? 網(wǎng)站和社交軟件上的信息。

另外，以各種各樣的信息為導(dǎo)火線(xiàn)，自己心中產(chǎn)生的想法和意見(jiàn)，也是一種信息。同樣，基于信息的預(yù)測(cè)和假設(shè)也是信息。

如果把概括比作做飯，那信息就是食材。巧婦難為無(wú)米之炊，如果自己心里沒(méi)有信息，即使想要輸出，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，如果把自己的所見(jiàn)、所聞、所感、所想等都當(dāng)成重要信息處理的話(huà)，大腦很快就會(huì)崩潰。

盲目地收集信息反而會(huì)很危險(xiǎn)。在這一點(diǎn)上，概括能力強(qiáng)的人一開(kāi)始就能高效地進(jìn)行信息處理。他們能夠快速地篩選有效信息，從而巧妙地控制信息的輸入。

第二步：整理信息——分門(mén)、排序整理信息

收集好信息后，這些信息就會(huì)儲(chǔ)存在人的大腦中。這時(shí)，概括能力強(qiáng)者和概括能力弱者就會(huì)呈現(xiàn)出明顯的差異。

概括能力弱的大腦不會(huì)整理信息，就如同一個(gè)人無(wú)論需要與否，總是不經(jīng)選擇地將所有東西帶回家，漸漸地，地上、桌上、書(shū)架上都堆滿(mǎn)了雜物，房間也變得凌亂不堪。

在這樣的房間里找尋東西自然不易，要花費(fèi)更多的時(shí)間、精力，甚至很多情況下會(huì)無(wú)果而終，從而給生活、工作帶來(lái)不好的影響。

與之相反，概括能力強(qiáng)的大腦就像整理得井然有序的房間。我從不把帶回家的東西（信息）一股腦兒地隨意扔在地上或桌子上，而是在判斷是否需要的基礎(chǔ)上，把不需要的東西扔進(jìn)垃圾桶，把需要的東西分類(lèi)收納。收納時(shí)也要安排好優(yōu)先順序，基本上是把輸出概率高的東西放在前面，輸出概率低的東西放在后面，以便需要時(shí)可以高效地提取。

整理信息時(shí)，需要注意以下三點(diǎn)：

? 懂得取舍，獲取有效信息；

? 將信息分門(mén)別類(lèi)；

? 按重要性等將信息排序。

第三步：傳達(dá)信息——簡(jiǎn)明扼要地將信息傳達(dá)給對(duì)方

這一步就是要把儲(chǔ)存的信息傳達(dá)出去，也是真正考驗(yàn)概括力的時(shí)候。再重要的信息，如果不傳遞給他人，便毫無(wú)意義。當(dāng)我們以“說(shuō)”或者“寫(xiě)”的形式將這些信息傳播出去，使它們流之于社會(huì)，有助于他人時(shí)，它們才會(huì)產(chǎn)生價(jià)值。

在傳達(dá)信息時(shí)，最重要的便是對(duì)信息進(jìn)行提煉，理想的狀態(tài)是將現(xiàn)有的信息刪掉九成。輸出時(shí)不僅要決定“說(shuō)什么”，還要決定“不說(shuō)什么”。不擅長(zhǎng)傳達(dá)信息的人，往往容易犯“什么都說(shuō)”“不考慮順序亂說(shuō)”等錯(cuò)誤，結(jié)果給對(duì)方造成負(fù)擔(dān)。

想必不少人知道電梯推銷(xiāo)，它是指一個(gè)人在乘坐電梯的極短時(shí)間內(nèi)，向?qū)Ψ秸f(shuō)明、演示等。因?yàn)闀r(shí)間非常有限，所以要充分珍惜和利用好每秒。這時(shí)，如果能舍棄九成措辭，便能呈現(xiàn)出最好的效果。

在實(shí)際工作中，我們很多時(shí)候都要見(jiàn)縫插針地傳達(dá)信息，比如工作匯報(bào)、會(huì)議、洽談等前后的短短幾十秒到幾分鐘。無(wú)論時(shí)間多還是少，如果一個(gè)人每次都能做到舍棄九成去表達(dá)，他的概括能力就很強(qiáng)。

二、概括力的六個(gè)關(guān)鍵

1.明確傳達(dá)目的

上學(xué)時(shí)，我們經(jīng)常做這樣的題目：閱讀下文，用 100 字左右概括主要內(nèi)容。這樣的概括訓(xùn)練確實(shí)有效，可以讓人學(xué)會(huì)抓住信息的要點(diǎn)。

但是，步入社會(huì)后我們才發(fā)現(xiàn)，這樣的概括技巧并不能直接派上用場(chǎng)。因?yàn)?strong>社會(huì)人需要的概括力是動(dòng)態(tài)的，需要根據(jù)表達(dá)目的和實(shí)際情況等靈活變動(dòng)，而“抓住信息的要點(diǎn)”只是其中一部分。

目的就是“終點(diǎn)”，商務(wù)場(chǎng)合的目標(biāo)大多是獲得理想的結(jié)果。比如，提出策劃案的理想結(jié)果便是讓別人采用。所以我們要認(rèn)真思考如何做才能達(dá)到目的，如何概括所獲信息才能讓策劃案被采用。

實(shí)際上，我們的大腦擁有高性能的導(dǎo)航系統(tǒng)。只要設(shè)定好目的地（終點(diǎn)），大腦就會(huì)開(kāi)始高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

? 為了讓策劃案被采納，什么時(shí)候說(shuō)最好？

? 如何表達(dá)才好？

? 展示什么優(yōu)點(diǎn)才好？

這樣的反復(fù)思考，就意味著你在概括的過(guò)程中下了一番功夫。為了達(dá)到目的，聰明的大腦往往能夠迅速收集、整理好有效信息，并且催促身體付出必要行動(dòng)。“沒(méi)有目的的概括等于畫(huà)餅充饑”，所以概括時(shí)首先要明確目的。

2.明確傳達(dá)對(duì)象

除了概括內(nèi)容，我們還要注意將信息傳達(dá)給誰(shuí)，也就是說(shuō)，要明確傳達(dá)對(duì)象是誰(shuí)，這一點(diǎn)至關(guān)重要。

如果你是房地產(chǎn)公司的一名市場(chǎng)部員工，那么市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)和銷(xiāo)售能力也是概括力的一部分。概括能力強(qiáng)的人在制作本公司的產(chǎn)品宣傳單時(shí)，會(huì)在腦海中深思熟慮“最想將這張宣傳單給誰(shuí)”（目標(biāo)客戶(hù)是誰(shuí)）。

比如“一對(duì) 50 多歲的夫妻，想買(mǎi)一棟房子以安享晚年”。 有了如此具體的傳達(dá)對(duì)象，就可以好好研究一下如何概括出表達(dá)要點(diǎn)。針對(duì)每個(gè)目標(biāo)整理出的“無(wú)論如何都要說(shuō)的話(huà)”：“這棟無(wú)障礙住宅是專(zhuān)門(mén)針對(duì)老年人設(shè)計(jì)的，可以讓老人毫無(wú)壓力地享受老年生活?！?/p>

也就是說(shuō)，通過(guò)明確聽(tīng)者的身份，說(shuō)話(huà)者可以概括出有感染力、沖擊力的語(yǔ)言。

3.滿(mǎn)足對(duì)方的需求

在確定對(duì)方的身份后，必須同時(shí)考慮對(duì)方的需求，但是絕對(duì)不能盲目地猜測(cè)，因?yàn)楹芏嗲闆r下我們所想的可能只是單方面的想象或妄想而已。

了解對(duì)方需求的最佳方法便是與對(duì)方交談。不管對(duì)方是上司，還是客戶(hù)，我們都要勇敢地與其交談，哪怕是閑聊。在與對(duì)方交談的過(guò)程中，我們便可以慢慢地引導(dǎo)對(duì)方給出以下問(wèn)題的答案。

? （他）想了解什么？

? （他）想做什么或者我做什么會(huì)讓他開(kāi)心？

? （他）有什么煩惱？

? （他）有什么困難？

? （他）為何事感到不安？

? （他）因何事感到不滿(mǎn)？

? （他）有什么還未解決的問(wèn)題？

? （他）有什么想要的東西？

? （他）對(duì)什么感興趣？

? （他）有什么開(kāi)心的事情？

? （他）有什么想實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或者想完成的夢(mèng)想？

? （他）有什么即使花很多錢(qián)也想得到的東西？

收集到這些答案，便了解了這個(gè)人的需求。如果你不擅長(zhǎng)了解他人的需求，就請(qǐng)先養(yǎng)成這樣的意識(shí)：即使是私下閑聊，也要滿(mǎn)足對(duì)方的興趣。

向?qū)Ψ絺鬟_(dá)信息的優(yōu)先順序依次為以下三點(diǎn)：

① 滿(mǎn)足對(duì)方需求的信息；

② 讓對(duì)方開(kāi)心的信息；

③ 自己想傳達(dá)的信息。

很多概括能力弱的人都會(huì)優(yōu)先選擇第③點(diǎn)，從而導(dǎo)致傳達(dá)效果不佳。社會(huì)人需要的概括是雙向的，并非單向。

另外，人們的需求和興趣一直都在變化，我們要隨時(shí)關(guān)注對(duì)方的語(yǔ)言、表情、說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣、樣子等，觀察出對(duì)方當(dāng)下想要的東西。

4.想象對(duì)方理想的反應(yīng)

當(dāng)向別人傳達(dá)某種信息時(shí)，你會(huì)預(yù)想一下對(duì)方的反應(yīng)嗎？即你對(duì)對(duì)方的反應(yīng)感興趣嗎？更進(jìn)一步說(shuō)，你是否想過(guò)對(duì)方最好能給予什么樣的回應(yīng)？

其實(shí)，如果你想要達(dá)到某種目的，就不能把對(duì)方的反應(yīng)交給對(duì)方，而是應(yīng)該由你自己來(lái)主導(dǎo)。比如，在會(huì)議上提出某種想法前，你是否想過(guò)上司和同事會(huì)有何反應(yīng)？如果沒(méi)有，就說(shuō)明你不擅長(zhǎng)表達(dá)。其實(shí)，人類(lèi)的大腦本身具有很強(qiáng)的導(dǎo)航功能，只是你沒(méi)有將其充分發(fā)揮出來(lái)。

在會(huì)議上提出某一想法時(shí)，你想得到的理想回應(yīng)是什么？“哇，這主意不錯(cuò)，我們趕緊試試吧！”我想你想要的應(yīng)該是類(lèi)似這樣的回應(yīng)。如果是的話(huà)，你就一定要下定決心：“我一定要讓他們這樣回應(yīng)?！?/p>

決定對(duì)方的反應(yīng) = 描繪具體的想象

無(wú)法想象自己登上珠穆朗瑪峰的人，能登上珠穆朗瑪峰嗎？答案是：不能！

以登頂珠穆朗瑪峰為目標(biāo)的登山家，不會(huì)只是想想“如果能登頂就好了”，而是抱著“一定要登頂”的強(qiáng)烈信念，總是清晰地描繪著自己登頂后的場(chǎng)景。

越是將某事具體化地想象與描繪，就越容易實(shí)現(xiàn)它。這個(gè)結(jié)論已經(jīng)在腦科學(xué)界得到證實(shí)。此外，很多運(yùn)動(dòng)員也都利用意象這個(gè)心理訓(xùn)練工具進(jìn)行訓(xùn)練，效果明顯。

我們的大腦有一個(gè)導(dǎo)航系統(tǒng)，可以引領(lǐng)我們實(shí)現(xiàn)自己想要的目標(biāo)。設(shè)定“得到對(duì)方認(rèn)可”這一目的（目標(biāo)）時(shí)，真實(shí)地想象（決定）一下“對(duì)方做出的理想反應(yīng)”，會(huì)讓我們更容易地得到想要的結(jié)果。

5.確認(rèn)概括的信息量

概括的最終目標(biāo)是傳達(dá)。為此，我們要進(jìn)行輸出。工作中最常見(jiàn)的輸出行為便是說(shuō)話(huà)，而我們說(shuō)話(huà)時(shí)必須考慮自己被給予的時(shí)間，比如：

? 會(huì)議上的發(fā)言時(shí)間是多少分鐘；

? 和客戶(hù)的談判時(shí)間是多少分鐘；

? 向上司匯報(bào)的時(shí)間是多少分鐘。

如果不把握好時(shí)間，我們就很有可能會(huì)沒(méi)有傳達(dá)完信息，或者在還沒(méi)說(shuō)到重點(diǎn)時(shí)就戛然而止。

另外，一名優(yōu)秀的職場(chǎng)人，需要充分利用好談話(huà)時(shí)間。因?yàn)椤皶r(shí)間 = 金錢(qián)”，要知道浪費(fèi)時(shí)間就是錯(cuò)失良機(jī)。

有些場(chǎng)合并沒(méi)有規(guī)定字?jǐn)?shù)，比如發(fā)送郵件。雖說(shuō)沒(méi)有字?jǐn)?shù)要求，但你也不能把自己想到的內(nèi)容一股腦兒地全寫(xiě)上去，啰啰唆唆地寫(xiě)一大堆是很失禮的。特別是工作郵件，它們既要有必要的信息，又要簡(jiǎn)潔明了。

6.語(yǔ)言信息與非語(yǔ)言信息的概括

我們上學(xué)時(shí)?；卮鸬摹伴喿x下文，并概括其主要內(nèi)容”之類(lèi)的問(wèn)題，便是對(duì)語(yǔ)言信息的概括。

當(dāng)然，在步入社會(huì)參加工作后，我們也需要對(duì)語(yǔ)言信息進(jìn)行概括。如果不能將別人的話(huà)或者從資料和書(shū)籍中獲得的信息進(jìn)行概括，我們就很有可能會(huì)出現(xiàn)重大的工作失誤，引發(fā)問(wèn)題。

很多場(chǎng)合下我們還需要對(duì)非語(yǔ)言信息進(jìn)行概括。非語(yǔ)言信息是指語(yǔ)言和文字以外的信息，比如，我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)的所見(jiàn)、所聞、所感、所觸，這些都是廣義上的非語(yǔ)言信息。

此外，在人際交流中獲得的情感方面的信息等也屬于非語(yǔ)言信息，例如，感受到對(duì)方“生氣”“高興”等。如果不能概括出非語(yǔ)言信息，我們輸出時(shí)就無(wú)法傳達(dá)問(wèn)題的本質(zhì)和我們做事情誠(chéng)意。

收集非語(yǔ)言信息需要觀察力。觀察人時(shí)，需要注意以下要點(diǎn)：

人類(lèi)的主要非語(yǔ)言信息（部分示例）

? 眼睛：善意的眼神，不服氣的眼神，充滿(mǎn)敵意的眼神；

? 表情：開(kāi)心的表情，憤怒的表情，明朗的表情，陰暗的表情；

? 聲音：洪亮的聲音，明朗的聲音，干脆利落的聲音，弱小的聲音，沉悶的聲音，嘈雜的聲音；

? 態(tài)度：給人積極印象或給人消極印象。這位店長(zhǎng)說(shuō)話(huà)時(shí)的表情如何？是不是雖然嘴上說(shuō)著

“銷(xiāo)售額很好，沒(méi)什么問(wèn)題”，但表情或者聲音卻很沉悶？即使表情和聲音都很明朗，也有可能是他尚未意識(shí)到危機(jī)。

因此，非語(yǔ)言信息和語(yǔ)言信息一樣重要，同樣需要認(rèn)真地收集、整理、傳達(dá)。

書(shū)名：《概括力：三步學(xué)會(huì)精準(zhǔn)表達(dá)》作者：[日]山口拓朗 出版社：中信出版集團(tuán)

作者簡(jiǎn)介

[日]山口拓朗：

曾為記者、出版社編輯，2002年成立獨(dú)立的工作室，22年間共寫(xiě)過(guò)3000余篇文章，目前通過(guò)演講、研修等活動(dòng)向更多的人傳授溝通、寫(xiě)作的技巧和方法。著有暢銷(xiāo)書(shū)《如何寫(xiě)出一篇好文章：不動(dòng)筆就能學(xué)會(huì)寫(xiě)文章的訓(xùn)練法》《好好接話(huà)》。

關(guān)鍵詞： 都有 本質(zhì) 事物