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編者按：為什么你效率不高？根據分析的癥狀你也許可以給出解決方案，但解決方案只能解決短期內的問題；對癥狀刨根問底然后分析出對策，則可以對問題做出預防性的響應，從而確保長期內問題不會再次發(fā)生。文章來自編譯。

圖片來源：Unsplash

劃重點：

不要被工作效率降低的表象迷惑

刨根問底并不止步于5個WHY

浪費時間的事情盡量別做

我們都在想方設法提高生產力。但這是不是就意味著天剛蒙蒙亮就得爬起來晨練，接著榨干開始上班前的那 3 小時，去搞你的副業(yè)呢？

當然不是。至少，這種做法不是誰都適合！

更高效意味著利用時間要更明智，意味著你可以在更短的時間內完成更多的工作，并且去做那些影響比較大的項目……而不是把時間花在既不重要又耗時的任務上。

高效也意味著你完成了任務——沒有什么比從待辦事項清單上劃掉一些行更好的了！當然，高效還意味著你可以花更多時間做自己喜歡的事情：比方說跟家人和朋友共度時光、磨練一項技能、享受自己的愛好，或者促進職業(yè)發(fā)展。

當工作效率急劇下降時，你的壓力和焦慮就會增加，因為你沒有足夠的時間去實現自己的目標，沒辦法做對你來說真正重要的事情。了解自己的工作效率為什么會下降可以幫助你重回正軌。

什么是 5 WHY法？這種辦法怎么能幫到你？

5 WHY法是汽車制造商豐田公司的創(chuàng)始人豐田佐吉在 1930 年代制訂出來的。其實辦法很簡單：就是連續(xù)問5次“為什么”，追根刨底，直到找到問題的根本原因。這跟沒完沒了地問“為什么”而激怒父母的孩子沒什么不同……不過它的好處也許是變革性的！

5WHY法的目標是更快地找到問題的根本原因，并深入研究對策。

解決方案解決的是癥狀，癥狀可能在短期內就可以修復；但對策則是提出對問題的預防性響應——要確保長期內問題不會再次發(fā)生。

5 WHY法怎么做才能找到效率問題的根本原因

第 1 步：定義問題

你的目標是找到效率問題的根源。

你應該從定義問題出發(fā)：“我總是很忙，但我總覺得自己的時間利用缺乏效率。”

第 2 步：問為什么……連問 5 次

把剛剛定義的問題用“為什么”重新表述。

WHY#1：為什么我總是很忙，但總覺得時間利用缺乏效率？”

答：因為我很容易被電子郵件分心。

WHY#2 為什么我很容易被電子郵件分心？

答：因為我經常想去檢查電子郵件，而不是處理重要的項目。

WHY#3 為什么我總是想去看自己的電子郵件，而不是去處理重要的項目？

答：因為我希望自己響應迅速。

WHY#4 為什么我希望自己響應迅速？

答：因為我不想錯過重要的電子郵件，也不想讓緊急郵件處于未讀狀態(tài)。

WHY#5 為什么我不想錯過重要的電子郵件，并且不想讓緊急郵件處于未讀狀態(tài)？

答：因為我不希望經理或同事認為我沒有高效地做完自己的工作。

注意：你不需要在問了5個WHY之后止步。如果你認為問題還可以繼續(xù)深入，請繼續(xù)。

WHY#6：為什么我擔心經理或同事會認為我沒有高效完成工作？

答：因為我的團隊在本季度有非常困難的目標要實現，我擔心我們實現不了。

第 3 步：解決問題的根源

既然你已經確定了自己生產力低下的根本原因——是因為你對實現本季度的困難目標感到擔憂——現在就可以制定對策，從而避免因為這些目標造成的壓力而感到受挫和分心了。比方說：

跟經理討論，設定可實現的目標，或者重新審視自己在季度初期設定的目標。

跟團隊就溝通的規(guī)范達成一致，這樣就不會有經常需要查看電子郵件的壓力。

第 4 步：搞定次要因素

通過 這個5 WHY流程，你就可以確定生產力問題的根本原因以及次要因素。

在我們上面的例子當中，電子郵件不是生產力問題的根源，但卻是一種干擾，會浪費你的時間（這一點稍后會詳細介紹）。有些辦法可以解決這個問題：比方說，利用一些高效的電子郵件管理工具。

社交媒體是另一個常見的影響因素，但有一些方法可以減少社交媒體對生產力的影響：

記錄一下自己訪問社交媒體的時間，從而激發(fā)你改變習慣的動力。你的手機每周都會回顧一下你看手機的時間分布情況——或者你也可以用 RescueTime 之類的app來密切關注自己訪問桌面的情況。

此外，你還可以關閉社交媒體的通知，并設置時間保護程序，讓你只能在特定時間或每一天的有限時間內訪問自己的帳戶（類似于家長攔截程序）。故意拖延反而可以讓你變得更有效率……只要是有時間限制的！

Offtime 等app可以阻止社交媒體等分散注意力的appp?；蛘咭部梢栽囋?Flipd ，這款app可以在預定時間內屏蔽你的手機，這樣你工作忙或在家的時候就沒法用手機了。

什么是“浪費時間的事”，該如何避免？

就算你對生產力問題的根本原因有了清晰了解，但浪費時間的事（time waster）也會消耗時間，阻礙進程。

比方說，社交媒體可以讓大腦愉快地進入休息狀態(tài)……但有時候會你會不知不覺地掉進充斥著模因和阿貓阿狗視頻的兔子洞，你在里面花掉的時間比你想象的要長得多。我們平均每天要在社交媒體上消耗 145 分鐘的時間（將近 2.5 小時），檢查和回復電子郵件的時間甚至更多。

結果怎樣？結果你就得承受更大的時間壓力，你會離實現目標越來越遠。常見的浪費時間的事情有 6 種，以下我們會告訴該怎么干掉它們。

6種浪費時間的事情

1. 沒有議程的會議

我們都經歷過這樣的事情：一群人在Zoom上面開會可是議程卻偏離了軌道！不要這樣，要設定明確的目標或議程，用這個指導會議，讓會開得更有成效。

2. 浪費時間在累人但沒價值的工作上

Busywork很耗時間，而且?guī)缀鯖]有任何有價值的產出。看看流程在什么地方可以改進，從而減少這種工作（或者委派給其他人去做）。

3. 溝通不暢

如果不能夠清楚地傳達信息，或者放任電子郵件的溝通變得不暢，你就會浪費自己的時間。要盡量讓電子郵件簡單明了。

4. 計劃太大太虛

注意到自己的計劃過程做得過頭了嗎？應該按周、按月或者按季度把計劃分解為可管理的目標。

5. 分心

看看社交媒體或者看看視頻，以此尋求精神上的放松是沒問題的，問題在于你控制不住。應該設置時間塊，以免自己總是刷個不停。

6. 總是被打斷

一旦聽到推送通知（新電子郵件、Slack、社交媒體、即時消息）的提示音時，你就會忍不住要切換過去看。最好改一下設置，確保不會被那些提醒分心。

總結

如果你的工作效率最近有所下降，5 WHY法可以幫助你深入挖掘并找到問題的根本原因，這樣你就可以避免分心并在更短的時間內完成更多工作。

譯者：boxi。

關鍵詞： 效率 不高 根源